Sahanya

Sonntag, 05. 11. 2006

Inhaltsverzeichnis von mehreren Dateien

Filed under: — Sahanya @ 10:08

Hat man ein langes Word-Dokument in mehrere Dokumenten aufgeteilt und dabei nicht mit Fillialdokumenten gearbeitet, stellt sich die Frage wie man ein gemeinsames Inhaltsverzeichnis f├╝r alle Dokumente erstellen soll. Das geht eigentlich ganz einfach ├╝ber die Feldfunktion in Word.

In dem Dokument, das das Inhaltsverzeichnis beinhalten soll, blendet man sich als erstes die Steuerungszeichen (Strg+Shift+8) ein. Dann gibt man folgende Feldfunktionen innerhalb der geschweiften Klammern (Strg+F9) ein.

{TOC}
{RD kapitel1.doc \f}
{RD "C:\\Dokumente und Einstellungen\\benutzer\\Desktop\\kapitel2.doc"}

Die oberste Zeile steht f├╝r das einzuf├╝gende Inhaltsverzeichnis (TOC = Table of Contents), die zwei Zeilen darunter geben die Quelldateien an. Dabei ist der erste Verweis (RD = Referenced Document) relativ, d. h. die Quelldatei befindet sich in dem gleichen Ordner wie die Datei, in der das Inhaltsverzeichnis erstellt wird. Das bedeutet, dass der Dateiname ohne Anf├╝hrungsstriche allerdings mit einem \f angegeben ist. (Die Anf├╝hrungsstriche setzt Word automatisch nach einem Speichern des Dokumentes umd den Dateinamen.) Die dritte Zeile verweist auf ein Dokument, dass an anderer Stelle liegt. Der komplette Pfad muss mit Anf├╝hrungsstrichen und doppelten Backslash-Zeichen angegeben werden.

Nach der Aktualisierung des Feldes {TOC} (Rechtsklick: Felder aktualisieren) kann man sich nun mit der Tastenkombination Alt+F9 das Inhaltsverzeichnis einblenden lassen.

Deaktiviert man zum Schluss noch die eingeblendeten Steuerzeichen hat man nur noch ein Inhaltsverzeichnis, das sich aus den ├ťberschriften mehrere Dateien zusammensetzt.

Bei der Erstellung des Inhaltsverzeichnis sollte man zus├Ątzlich darauf achten, dass die einzelnen Dokumente fortlaufende Seitenzahlen haben, d. h. nur das erste Dokument beginnt mit der Seitenzahl 1. Alle folgenden Dokumente sollten die entsprechende Seitenzahl, mit der sie beginnen, ├╝ber das Men├╝ “Einf├╝gen -> Seitenzahl” und die dortige Schaltfl├Ąche “Format” zugewiesen bekommen.

Dienstag, 18. 07. 2006

Word-Tabelle in Excel einf├╝gen

Filed under: — Sahanya @ 20:35

Wenn man eine Word-Tabelle in Excel hinein kopieren m├Âchte, geht man meistens den einfachen Weg: Tabelle in Word kopieren und in Excel einf├╝gen. Dabei kann man allerdings einige b├Âse ├ťberraschungen erleben:

Word-Tabelle:
Word-Tabelle

Excel-Tabelle:
Excel-Tabelle

Auch ein m├╝hsames Formatieren der Spalten in Excel funktioniert nur bedingt und ist eine leidige Angelegenheit.

Die sicherste Methode besteht darin die Word-Tabelle in Text umzuwandeln (Tabelle/Umwandeln/Tabelle in Text), anschlie├čend die Datei als *.txt-Datei speichern. In Excel f├╝gt man nun die Tabelle ├╝ber Daten/Externe Daten importieren/Daten importieren ein. Dabei muss man allerdings darauf achten, dass man alle Spalten als Text definiert.

Einfacher und schneller geht das ganze nat├╝rlich, wenn man die Tabelle direkt in Excel erstellt oder die Datei in Excel einbettet.

Donnerstag, 16. 03. 2006

Systeminformationen

Filed under: — Sahanya @ 08:37

Systeminformationen

Wer mehr ├╝ber seine Office-Dokumente erfahren m├Âchte, als die Dokumenteigenschaften preisgeben, kann unter dem Men├╝punkt „? –> Info –> Systeminfo” (in Word 2003 funktioniert auch die Tastenkombination Alt+Strg+F1) mehr erfahren. So kann man hier ├╝bersichtlich aufgelistet Informationen ├╝ber Felder, Fu├č- und Kopfzeilen, Tabellen, Hyperlinks, allgemeine Einstellungen, Add-Ins usw. einsehen.

Via Officeletter

Samstag, 11. 03. 2006

Analog

Filed under: — Sahanya @ 08:51

Analoge Mindmaps, analoges Bloggen – all dies funktioniert nur mit einer analogen Textverarbeitung. Die Vorteile (Auszug) daf├╝r liegen auf der Hand:

  • Darstellung von Umlauten und internationalen Zeichens├Ątzen
  • Problemlose Einbindung von Grafiken in Flie├čtexte
  • Tragbar und netzunabh├Ąngig
  • Bei entsprechender Handhabung automatische Online Verschl├╝sselung (sogenannter Write-only-Code, z.B. in Arztrechnungen)
  • Farbf├Ąhig ab dem Release “Buntstift”

Wer die weitgehend analoge Welt vermisst oder sogar durch die „Gnade der sp├Ąten Geburt” verpasst hat, kann sich im Museum des vergangenen Milleniums umschauen und so erstaunliche Dinge wie analoge Chatr├Ąume, analoge Spamfilter und analoge LAN-Partys kennen lernen.

Montag, 27. 02. 2006

Zufallszahl

Filed under: — Sahanya @ 18:44

So wie man in Word einen Blindtext erstellen kann, kann man auch in Excel Zufallszahlen generieren.

  • Zahl zwischen 0 und 1: =ZUFALLSZAHL()
  • Zahl zwischen 0 und 100: =ZUFALLSZAHL()*100
  • Eine Zahl in einem selbst gew├Ąhlten Bereich, z. B. 5 und 94: =ZUFALLSBEREICH(5;94)

Achtung: um einen Zufallsbereich zu generieren, muss das Add-In Analyse-Funktioninen installiert sein.

Via ExcelTips

Sonntag, 26. 02. 2006

FaceID

Filed under: — Sahanya @ 15:19

FaceID Viewer

Wer beim Schreiben von Makros seine selbst erstellten Men├╝leisten mit kleinen Bildchen oder Symbolen aufpeppen m├Âchte, muss daf├╝r auf die sog. FacIDs zur├╝ckgreifen. In der einschl├Ągigen Literatur findet man dazu seitenweise Listen. Das Excel-Addin FaceID Viewer von Doug Glancy erleichtert da die Arbeit sehr und hat auch noch die komfortable Funktion, dass die letzten benutzten IDs in einer separaten Liste abgelegt werden, wo man sie dann einfach wiederfinden kann. Zudem kann man sich die IDs auch thematisch auflisten lassen.

Sonntag, 09. 10. 2005

Klammern ausgleichen

Filed under: — Sahanya @ 11:55

Oft begegnen mir Tabellen, in denen Minuszahlen mit Klammern dargestellt werden. Damit die Zahlen dennoch untereinander stehen, wird die schlie├čende Klammer oft in eine separate Spalte eingef├╝gt:

Tabelle mit separater Spalte f├╝r Klammer

Dies ist besonders ├Ąrgerlich, wenn die Tabelle f├╝r die Weiterverarbeitung in Text mit Tabstopps umgewandelt werden muss. Dann hat man n├Ąmlich einen Tabstopp zuviel, der danach m├╝hsam gel├Âscht werden muss. Um dies zu verhindern, aber optisch das gleiche Ergebnis zu erzielen, gibt es in Word einen einfachen Trick:

  1. Alle Zahlen, ob mit oder ohne Klammer, in eine Spalte schreiben. Diese Spalte als linksb├╝ndig definieren.
  2. Dezimal-TabstoppF├╝r diese Spalte einen Dezimal-Tabstopp an der gew├╝nschten Stelle (meist am rechten Spaltenrand) einf├╝gen.

Das Ergebnis sieht nicht nur besser aus, sondern l├Ą├čt sich auch viel besser weiter verarbeiten.

Eine andere m├Âgliche Methode ist es auch schon w├Ąhrend der Erstellung der Tabelle hinter allen Zahlen ohne Klammer einen festen Leerraum (Strg+Shift+Leertaste) einzuf├╝gen.

Tabelle ohne separate Spalte f├╝r Klammer

Via WordTips

 

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